5 قواعد لمزيد من رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية

حافظ على اختصاصي الاتصالات الكتابية

ربما سمعت هذا: "كيف تكتب لا تقل أهمية عما تكتبه." هذه الأيام ، "العلامة التجارية الشخصية" لشخص ما هي كل شيء - سواء عبر الإنترنت أو في العالم المهني ". إن الحفاظ على احترافية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك سيقطع شوطًا طويلاً في دعم علامتك التجارية الشخصية.

من نواحٍ عديدة ، تسمح برامج البريد الإلكتروني والمراسلة الفورية بالمكافئ المرئي للتنصت على محادثة هاتفية. هناك مدونات تقدم نصائح حول كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني "ستتم قراءتها يومًا ما في إيداع للمحكمة." تحتوي هذه المدونات على الكثير من النصائح حول ما لا يجب فعله ، ولكن القليل جدًا حول ما يجب على الشخص فعله أو سبب أهميته.

فيما يلي أهم خمس قواعد "ما لا يجب فعله" ، واقتراحات لما يجب فعله بدلاً من ذلك:

القاعدة 1: كن على دراية بردود أفعالك (المعروف أيضًا باسم "عدم التنفيس")

قد يكون هذا هو الأصعب لمتابعة. هذا هو الموقف الأكثر شيوعًا الذي لاحظته:

تسمع شيئًا ما في اجتماع افتراضي ، ويكون رد فعلك هو إرسال رسالة فورية ، أو رمز تعبيري (إذا كان لدى المراسلة الفورية هذه الإمكانية) ، أو إرسال بريد إلكتروني إلى شخص موجود أيضًا في الاجتماع.

ما الخطر؟

إذا كان الشخص الذي ترسل إليه التعليق يشارك شاشته مع جمهور أكبر ولكن هذا الشخص نسي إيقاف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني و / أو إبقاء شاشة المراسلة الفورية مغلقة… تعليقاتك أصبحت عامة الآن.

لا تفكر للحظة أن أحدًا لم يلاحظها - صدقني ، الجميع شاهدها.

ماذا أفعل؟

1. إذا كان تعليقك ذا صلة بموضوع الاجتماع: تحدث في الاجتماع.
2. إذا كان تعليقك مجرد رد فعل غريزي: احتفظ به لنفسك لمدة دقيقة واستمع عن قرب إلى المحادثة. من المحتمل أن البيان الذي ردت عليه كان جزءًا فقط من القصة.
3. انتظر حتى بعد الاجتماع: إذا كان الأمر جيدًا أو سيئًا حقًا ، فاحفظه لإجراء مناقشة خاصة بعد انتهاء الاجتماع.

القاعدة 2: تحقق جيدًا من هوية البريد الإلكتروني الخاص بك

نظرًا لوتيرة الأعمال السريعة ، نحن جميعًا في حالة تأهب قصوى طوال الوقت وكل شيء مستحق بالأمس.

هنا سيناريو محتمل:

شخص ما يرسل بريدًا إلكترونيًا. ثم في غضون خمس دقائق أو أقل ، يظهر هذا الشخص على مكتبك أو مكالماتك أو رسائل المراسلة الفورية "هل تلقيت بريدي الإلكتروني؟"

في النهاية ، ستتعلم التوقف عن كل ما تفعله لقراءة كل بريد إلكتروني يأتي على الفور. نتيجة لذلك ، أنت متحمس أيضًا للرد على الفور.

ثم تكتشف أن ردك ذهب إلى الشخص (الأشخاص) الخطأ في الشركة.

كيف حدث هذا؟

ربما تضغط على "الرد على الكل" بدافع العادة بدلاً من إعادة توجيه البريد الإلكتروني كبداية لمحادثة جانبية. ربما كتب المرسل اسمًا خاطئًا ، أو لديك نفس اسم شخص آخر في الشركة.

ماذا أفعل؟

1. قبل أن تضغط على إرسال: خذ دقيقة إضافية لتصحيح كل شيء: قائمة المستلمين ، بريدك الإلكتروني بشكل عام (ربما تكون رسالتك غير واضحة ، أو تركت كلمات ، وما إلى ذلك) ؛
2. حاول إلغاء الرسالة بمجرد أن تدرك الخطأ. إذا لم تعمل ميزة "استدعاء هذه الرسالة":

القاعدة 3: حافظ على الشخصية منفصلة عن المحترف

إذا لم تكن قد فعلت هذا بنفسك ، فقد سمعت قصصًا مثل هذه:

تم إرسال بريد إلكتروني شخصي للغاية ليس فقط إلى الشخص المقصود ، ولكن أيضًا إلى الشركة بأكملها.

نعم !!! عامل الإحراج خارج المخططات… لكل من المرسل والمستلمين.

ماذا أفعل؟

احتفظ دائمًا بعملك ورسائل البريد الإلكتروني الشخصية بشكل منفصل ، وتجنب تسجيل الدخول إلى الإصدار عبر الإنترنت من حسابات Gmail أو MSN أو Yahoo أو Hotmail من الكمبيوتر المحمول الذي تم إصداره للعمل (أو كمبيوتر سطح المكتب).

من الأسهل الجمع بين رسائل البريد الإلكتروني الشخصية والتجارية في مكان واحد حتى تتمكن من مراقبة كليهما. ومع ذلك ، بعد أن أصبحت هواتفنا المحمولة ذكية وقوية مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة (الأجهزة اللوحية ، وما إلى ذلك) ، لم يعد الجمع بين دفاتر عناوين البريد الإلكتروني ضروريًا.

القاعدة 4: كن على دراية بجمهورك

حتى إذا كان بريدك الإلكتروني موجهًا إلى جمهور معين ، فمن الممكن إعادة توجيهه إلى أي شخص في أي مكان في الشركة أو خارجها.

في عالم الشركات ، لا تكتفي أبدًا بالكتابة إلى صديقك أو زميلك في العمل. يجب أن تفترض دائمًا أن البريد الإلكتروني سيقرأه شخص أعلى في الشركة. أفضل خيار لك هو التعامل مع كل بريد إلكتروني كما لو كنت تكتب إلى مديرك أو رئيس مديرك أو عميل.

في الوقت نفسه ، تجنب استخدام المصطلحات الصناعية أو الاختصارات أو الكلمات التي قد يستخدمها أستاذ الأدب الجامعي فقط. هذه الأشياء لا تجعلك تبدو أكثر ذكاءً… إنها فقط تزعج القارئ (القراء) وتجعل رسالتك أكثر صعوبة في الفهم.

القاعدة 5: انتبه لغتك

هذا لا يعني فقط "ممنوع الشتائم" (أو احتفظ بها "PG" مثل تصنيف الفيلم) - يجب أن يكون ذلك واضحًا. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فتوقع إجراء محادثة مع الموارد البشرية.

تعني عبارة "مشاهدة لغتك" أيضًا الاحتفاظ بها "كمبيوتر شخصي" (صحيح سياسيًا).

تذكر: يمكن قراءة بريدك الإلكتروني من قبل أي شخص داخل الشركة أو خارجها. نظرًا لعدم وجود طريقة لمعرفة من سيكون القارئ النهائي ، حافظ على لغتك ونبرتك محايدة.

ماذا لو لم تكن متأكدا؟

1. اطلب من زميل موثوق به قراءة البريد الإلكتروني وتقديم ملاحظات أو اقتراحات حول كيفية تحسين الرسالة.
2. اكتب البريد الإلكتروني (بدون مستلمين) ثم احفظه في مجلد "المسودة" لفترة. في اليوم التالي (أو في وقت لاحق من ذلك اليوم إذا كان لديك موعد نهائي) ، انظر إليه.

• هل ما زال يقول ما كنت تعتقد أنك تكتبه؟
• هل يظهر لك البريد الإلكتروني كمحترف؟ إذا لم يكن كذلك ، أصلحه أو اطلب المساعدة.

كن حذرًا جدًا عند النشر على وسائل التواصل الاجتماعي.

إذا كنت صاحب شركة صغيرة ، أو متعاقدًا مستقلًا ، وما إلى ذلك - يجب أن يكون لديك صفحات وسائط اجتماعية منفصلة لعملك. تأكد من أن تعليقاتك ومنشوراتك يجب أن تكون مرتبطة مباشرة بالمنتج أو الخدمة التي تقدمها.

إذا كان يومك سيئًا ، فلا تبثه على Facebook أو Twitter ولا تقم بإخفاء الشركة التي تعمل بها. قد لا يفهم زميلك في العمل أو مشرفك أصدقاؤك (في الماضي والحاضر). بالإضافة إلى ذلك ، تمتلك العديد من الشركات الآن برامج تراقب كيف ومتى يتم استخدام اسم الشركة ومن قبل من (راجع دليل شركتك).

لا تنس - سيحاول أصحاب العمل المحتملون الدخول إلى صفحتك (صفحاتك) لتقرير ما إذا كنت "مناسبًا جيدًا" للوظيفة. لا يتطلب الأمر الكثير لوضع سمعتك (علامتك التجارية الشخصية) موضع تساؤل وخسارة مقابلة أو عرض عمل.

أفضل خطة لديك: التقط الهاتف (نعم هذا الشيء بالأرقام الموجودة عليه) واتصل بشخص تثق به للتنفيس عن إحباطك.

عندما تعمل في بيئة شركة ، من المهم أن تتذكر أنه لا توجد اتصالات خاصة بك. كل بريد إلكتروني ترسله (داخليًا وخارجيًا) يمكن قراءته من قبل أي شخص لديه اهتمام بالموضوع. قل الشيء الخطأ ، أو رد الكل ، أو أرسله إلى الشخص الخطأ ، فقد تعرض سمعتك المهنية (علامتك التجارية الشخصية) ، وعملك ، والشركة للخطر.

في النهاية ، فإن أفضل نصيحة هي استخدام الفطرة السليمة وإبقاء الشخصية منفصلة عن العمل بقدر ما تستطيع. كما يذكرنا فيلم The Godfather عام 1972 - "إنه ليس شخصيًا ، إنه عمل".