الموافقة على الميزانية: التقديرات والأولويات والموارد المالية والغرض من الميزانية وفوائدها

تمت كتابة هذه المقالة بناءً على وحدة NVQ " الموافقة على الميزانية ". هذه وحدة من المستوى 3 بقيمة ائتمانية تبلغ 4.

يوجد جزءان في هذه الوحدة ؛ يتم تقييم الجزء الأول بناءً على المعرفة والفهم والبيانات الشخصية والاستجواب والمناقشات والأدلة الأخرى. يتم تقييم الجزء الثاني بناء على الأدلة من خلال إجراءات مختلفة.

ماذا تعني الموافقة على الميزانية

إذا كان لديك بعض الأهداف الكمية التي تحتاج إلى تحقيقها ، أو كنت تعلم أنك بحاجة للتعامل مع المواقف الحرجة التي قد تنشأ في أي وقت ، فستحتاج إلى خطة. ستحتاج إلى تخطيط مدخراتك ودخلك ونفقاتك ، وهذا ينطبق على كل من الأهداف الشخصية وأهداف العمل. باختصار ، سوف تحتاج إلى "الموافقة على الميزانية".

ما هي الميزانية؟

الميزانية هي وثيقة مالية تخطط للادخار والإنفاق والدخل والنفقات المستقبلية. يمكن تخطيط الميزانية من قبل الأفراد أو الشركات أو المنظمات بحيث يتوقعون ما إذا كان بإمكانهم العمل بدخلهم ونفقاتهم المخطط لها. ستعطي الميزانية أيضًا فكرة عن كيفية أداء العمل خلال السنة المالية القادمة.

أنواع كثيرة من الميزانيات

يمكن أن يكون هناك العديد من أنواع الميزانيات المختلفة بناءً على الموقف أو جزء من العمل المعني وكذلك الأرقام المالية المتاحة.

في حالة توفر أرقام مالية غير كافية ، يتم إعداد الميزانية بناءً على تقديرات العام السابق وهذا ما يسمى بميزانية التنبؤ.
الميزانية التي تستند إلى مقدار النقد الذي سيتم إنفاقه في السنة المالية التالية تسمى الميزانية النقدية.
إذا تم حساب التكاليف لبدء عمل جديد ، بما في ذلك تكاليف جميع الأصول المطلوبة لبدء العمل التجاري ، فسيتم تسميتها بميزانية بدء الأعمال.
وهناك موازنات الأداء التي تستند إلى الخدمات أو المشاريع حيث يتم إنشاء الميزانيات من خلال تقييم كل عنصر على حدة.
يسمى تقدير المبيعات المستقبلية للشركة بميزانية المبيعات.

هناك العديد من أنواع الميزانيات ، وكلها تعتمد على الغرض والأهداف والعوامل الأخرى المعنية.

لماذا من المهم إنشاء الميزانية؟

سيمنحك التخطيط بميزانية رؤية واضحة لمقدار الأموال التي ستدخل والمبلغ الذي ستنفقه. لذا قبل أن تنفق على شيء ما فعليًا ، يمكنك أن تقرر ما إذا كان سيكون له تأثير على الشؤون المالية لتلك السنة أم لا. يمكنك تحديد الأولويات وتحقيق الأهداف وتقليل النفقات غير المرغوب فيها وإدارة الأموال بكفاءة. سيريحك إنشاء الميزانية من التوتر والشكوك ، لأنك تعرف بالفعل ما لديك وما تتوقعه.

المهارات والعمليات اللازمة لتطوير الميزانية

هناك العديد من العمليات التي يحتاج المرء إلى معرفتها وفهمها قبل وضع الميزانية والموافقة عليها. وبعض منها تناقش أدناه:

كيفية استخدام التقديرات عند وضع مسودة الموازنة (القسم 1.1)
كيفية تحديد الأولويات والموارد المالية اللازمة عند إعداد الميزانية (القسم 1.2)
الغرض من تحديد الأولويات وفوائده عند إعداد الميزانية (القسم 1.3)
الغرض والفوائد من تقييم وتبرير التكاليف والإيرادات المقدرة (القسم 1.4)

فهم كيفية تطوير الميزانيات

تطوير الميزانية له مراحل مختلفة وهناك عوامل مختلفة يجب أخذها في الاعتبار أيضًا يتم إنشاء مشروع ميزانية يحتوي على مقترحات للنفقات والاستثمارات لفترة الميزانية المذكورة.

اشرح كيفية استخدام التقديرات عند تطوير مسودة الموازنة (القسم 1.1)

عند تطوير مشروع الموازنة ، يأخذ المرء في الاعتبار ميزانية السنوات المالية السابقة ، وبيانات الدخل ، والتدفقات النقدية للشركة. عند توقع الدخل والمصروفات ، كن حذرًا للغاية ومتحفظًا واستخدم دائمًا الأرقام الفعلية الصحيحة والمحددة إذا كانت لديك في متناول اليد. كن مستعدًا أيضًا لإدارة الاختلافات في القيم المقدرة للميزانية.

ملاحظة: عندما لا يكون لديك أرقام فعلية ، عند تقدير النفقات ، قم بتقدير أعلى قيمة ممكنة ، على سبيل المثال أعلى فاتورة خدمات ؛ عند تقدير الدخل ، خمن قيمة منخفضة ، على سبيل المثال خذ قيمة جلبت أقل دخل للخدمة.

عند استخدام التقديرات لوضع مسودة الميزانية ، قم بإعداد قائمة بجميع الموارد التي ستحتاجها لتطوير الميزانية. اجمع كل الموارد ثم اجمعها في النهاية لتطوير الميزانية. سوف تحتاج إلى إعداد هذا قبل بدء السنة المالية (المالية).

الحقائق المهمة التي يجب الالتزام بها عند اتباع العملية المذكورة أعلاه هي:

تحتاج إلى إنشاء قائمة بجميع النفقات. قسّم النفقات بشكل منفصل وارسم قائمة. على سبيل المثال ، القرطاسية المكتبية والمعدات والرواتب والتأمين. قم بإعداد قائمة المصروفات المقدرة واستخدم مصاريف السنة السابقة كمرجع.
ابحث عن أي قيود ، مثل الحد الأقصى أو الحد الأدنى لمبلغ الإنفاق ، أو الفترة الزمنية المخصصة لمهام ومشاريع معينة ، وأخذها في الاعتبار.
الخطوة التالية هي إنشاء قائمة بجميع المداخيل. صنفها على النحو الوارد أعلاه وقم بإعداد قائمة بجميع المصادر التي من خلالها ستحصل على دخل والمبلغ المقدر لكل منها. على سبيل المثال ، الدخل من الخدمات المقدمة أو المنتجات المقدمة أو التمويل الخارجي أو الضرائب أو المبيعات أو أي أحداث لجمع التبرعات.
قم بإنشاء رابط بين الدخل والمصروفات. لديك قائمة بكل من الدخل والنفقات. اكتشف مصدر الدخل الذي سيساعد في النفقات وإنشاء مخطط تفصيلي تفاعلي.

من الأفضل أخذ المشورة من الأشخاص ذوي الخبرة والمهارة أثناء إعداد الميزانية حيث لا يتمتع الجميع بمهارة في وضع الميزانية بأنفسهم ، خاصة في المؤسسات أو الشركات الكبيرة.
بينما لديك قائمة بالنفقات ، قم بتطوير قائمة أولويات مع الأخذ في الاعتبار النفقات التي تساهم في تطوير المنظمة أو لتحقيق هدف معين. اكتب النفقات المقدرة لكل مهمة ذات أولوية (ضع في اعتبارك جميع النفقات مثل التوظيف والراتب والنقل والموارد وفواتير المرافق وأي نفقات أخرى مرتبطة)
لا تفترض أنه سيكون هناك توافق وثيق بين الدخل والمصروفات. قد تنشأ نفقات غير متوقعة في أي وقت ، وبالتالي فمن الحكمة تخصيص أموال لتغطية نفقات متنوعة.

قم بعمل قائمة بالأشياء التي ترغب في تنفيذها لأول مرة في السنة المالية الجديدة ؛ على سبيل المثال ، زيادة في الراتب ، أو تمديد أو تجديد مساحة المكتب. ضع قائمة بالمصروفات المقدرة لهذه الأشياء.
أفضل طريقة لسرد جميع البيانات المذكورة أعلاه هي استخدام جدول بيانات بالإيرادات والمصروفات المدرجة مع المصادر. إذا كانت القيم المتوقعة للدخل والمصروفات متساوية تقريبًا ، فإن الميزانية تسمى ميزانية متوازنة. إذا كانت نفقاتك أقل من الدخل ، فعندئذ يكون لديك فائض ويمكنك البحث لمعرفة ما إذا كان يمكن فعل أي شيء به لتحسين العمل أو المنظمة. إذا كانت النفقات أعلى من الدخل ، فسيكون هناك عجز ، وسيتعين على المنظمة البحث عن طرق لخفض النفقات ؛ على سبيل المثال ، خفض فواتير الخدمات العامة والأدوات المكتبية ، أو البحث عن فعاليات لجمع التبرعات أو التبرعات.

ملاحظة: كلما اكتسبت خبرة في تطوير الميزانيات ، ستصبح صياغة الميزانيات للسنوات القادمة أسهل. ستعرف أين تبحث عن المعلومات والموارد وكيفية تحديد الأولويات.

اشرح كيفية تحديد الأولويات والموارد المالية اللازمة عند إعداد الميزانية (القسم 1.2)

لإبقاء الأعمال على المسار الصحيح ، يجب تحديد الأولويات بشكل صحيح (الميزانية المدفوعة بالأولوية) وتخطيط وإدارة الشؤون المالية بشكل جيد.

المنطق الكامن وراء الموازنة المبنية على الأولوية هو أنه يجب تخصيص الموارد المالية لبنود الموازنة - على سبيل المثال الخدمات أو المشاريع - بناءً على فعالية بند الميزانية هذا في تحقيق الأهداف والغايات ذات القيمة العالية للمؤسسة. لذلك يتم ترتيب بنود الميزانية بناءً على الحقائق المذكورة أعلاه ويتم تخصيص التمويل وفقًا لذلك.

نحن الآن بحاجة إلى النظر في طرق تحديد الأولويات والموارد المالية.

كيف يمكن لشخص ما تحديد الأولويات؟

أنت بحاجة إلى مهارات وخبرة وتفكير منطقي ومعرفة جيدة بكيفية عمل المنظمة أو عملها. إذا قمت بصياغة ميزانية العام السابق ، فستكون لديك فكرة عن كيفية تحديدك لهذه العوامل وهذا سيجعل المهمة أسهل بالنسبة لك. العناصر ذات الأولوية هي الخدمات التي تقدم أعلى قيمة للمؤسسة أو الشركة.

بعض الطرق التي يمكنك من خلالها تحديد التناسبية عند وضع الميزانية

إذا قمت بصياغة الميزانيات في السنة (السنوات) السابقة ، فاستخدم قوائم الدخل والنفقات المتوقعة هذه كأساس. استخدم البيان المالي الأخير للشركة أو المؤسسة لأرقام المبيعات والأرباح. قد تكون هناك تغييرات طفيفة أو تقلبات في بعض الأرقام والأولويات قد تغيرت أيضا. قم بتدوين كل هذه التغييرات ومراعاة جميع العوامل المذكورة أعلاه أثناء صياغة الميزانية.

عند تحديد أولويات العناصر في الميزانية ، انظر بدقة إلى كل عنصر وأهميته بالنسبة للمؤسسة. التحقيق في المجالات التي سيكون لهذا العنصر تأثير عليها وإدراج الإدارات التي تعتمد عليها ؛ على سبيل المثال ، تحسين خدمات تكنولوجيا المعلومات ، وتحسين التقنيات ، وخفض التكاليف ، وإنتاجية مكان العمل ، وما إلى ذلك. اطلب من الأشخاص المناسبين الحصول على المعلومات والأفكار - على سبيل المثال كبار الموظفين أو المديرين ، اعتمادًا على المؤسسة - وتوصل إلى قرار جعل أحد العناصر أولوية.
ابحث عن الأغراض الأساسية التي تدير المنظمة من أجلها ، على سبيل المثال ، رفاهية المجتمع ، أو دعم الحياة الصحية ، أو تقديم خدمات عالية الجودة لكبار السن ، أو توفير منتجات منزلية عالية الجودة بأسعار معقولة. وضع خطة استراتيجية لتحديد الأولويات.
يمكنك إجراء استبيانات أو اجتماعات أو مجموعات تركيز ، بما في ذلك مع الجمهور ، للتوصل إلى قرارات بشأن جعل خدمة ما أولوية.

بمجرد اتخاذ قرار منطقي بشأن قائمة الأولويات ، نحتاج إلى تخصيص الموارد لهذه الأشياء. من أجل القيام بذلك ، نحتاج إلى تحديد الموارد المالية.

طرق تحديد الموارد المالية اللازمة عند إعداد الميزانية

ستكون الموارد مطلوبة للنفقات الجارية ، والنفقات قصيرة الأجل ، والنفقات غير المتكررة.

راجع قائمة الأولويات لمعرفة النفقات التي لديك. يمكنك الرجوع إلى نمط تخصيص الموارد للعام السابق واتباع ذلك ، أو إجراء تغييرات إذا كان هناك بديل عملي ومفيد أكثر. قد يتطلب أحد العناصر مزيدًا من التمويل على عنصر آخر ، فقط لأنه على مستوى أولوية أعلى. قد يكون لبعض الخدمات تمويل مشترك.
انظر إلى كل حساب وارسم مخططًا لكل ما يعتمد على تلك النفقات المحددة ؛ على سبيل المثال ، الإدارات ومناطق الخدمة ومناطق العمليات. تحقق من تأثيرات الميزانية على مجالات التشغيل هذه واستخدم هذه المعلومات ، وقم بإعداد قائمة الأولويات. الرجوع إلى البيانات المالية السابقة. اكتشف فوائد الإنفاق على هذه المجالات مع اعتبارها أولوية.
تحقق لمعرفة ما إذا كانت هناك موارد كافية لجميع العناصر ذات الأولوية المحددة ، وإذا كان هناك نقص ، يمكنك البحث عن الرعاة ، أو ترتيب الأحداث لجمع الأموال ، أو العمل مع منظمات الشراكة لتقليل النفقات أو مشاركتها.

ملاحظة: اعتمادًا على المؤسسة أو الشركة التي تعمل بها ، وحجمها وطريقة عملها ، قد تحتاج إلى ميزانية إجمالية واحدة أو عدة ميزانيات فردية لعمليات مختلفة.

اشرح الغرض والفوائد من تحديد الأولويات عند إعداد الميزانية (القسم 1.3)

معرفة كيفية تحديد أولويات تطوير الميزانية لها فوائد عديدة أيضًا.

الغرض من تحديد الأولويات وفوائده عند إعداد الميزانية هي:

تساعدك الميزانية على إدارة الأموال المتاحة بطريقة فعالة للغاية.
إن تحديد الأولويات والموارد المتاحة سيساعد المرء على تخصيص الموارد المناسبة للمشاريع ذات الصلة أو ذات الأولوية.
بمجرد أن يكون لديك ميزانية جيدة التخطيط ، يمكنك مراقبة أداء المنظمة بفعالية لمعرفة ما إذا كانت الأهداف والغايات قد تحققت. يمكن استخدام أي خطأ حدث في قرارات الميزانية أو أي أداء ضعيف / منخفض في الأعمال بسبب الميزانية غير الفعالة لتحسين عملية اتخاذ القرار في المستقبل.

أنت قادر على تخطيط الأهداف والغايات المستقبلية وأداء المنظمة.
سيساعدك التحديد الفعال للأولويات على إعداد الميزانيات المستقبلية بشكل أكثر دقة.
سيكون لديك فكرة واضحة عن موعد اتخاذ الإجراءات اللازمة إذا خرج أي شيء عن الخطة.
ستكون قادرًا على تحديد المشكلات حتى قبل حدوثها حيث ستراقب الميزانية: على سبيل المثال ، الاحتياجات المالية الطارئة أو المشكلات المتعلقة بالتدفق النقدي.
ستساعد الميزانية المناسبة وفقًا للأولويات على حسن سير عمل المنظمة وستزيد من تحفيز الموظفين.

اشرح الغرض والفوائد من تقدير وتبرير التكاليف والدخل المقدرة (القسم 1.4)

بعد تحديد الأولويات والموارد لبنود الميزانية ، تحتاج إلى تخصيص التكاليف لكل عنصر في الميزانية. من أجل القيام بذلك بكفاءة ، تحتاج إلى التحقق من المبلغ المطلوب وتقييمه لكل عنصر في الميزانية. يتم إجراء تحليل التكلفة والعائد في هذه العملية.

أنت قادر على تقييم ما إذا كان أي بند من بنود الميزانية يتوافق مع المبادئ التي تحكم عمل المنظمة.
يمكنك معرفة ما إذا كانت فوائد إجراء ما ستتجاوز التكاليف أو ما إذا كانت الإنتاجية ستزيد كنتيجة للميزانية.
ستكون قادرًا على تحديد ما إذا كانت هناك احتياجات لأموال من خارج الميزانية ، إذا كان السبب مناسبًا أو ما إذا كان مشروعًا.
يمكنك تجنب تغييرات اللحظة الأخيرة ، أو مراجعة خطط الميزانية القادمة والاستعداد لمواجهتها.
يمكنك تحديد المجالات التي قد تتطلب نفقات إضافية ، على سبيل المثال المشاريع التي قد تأتي مع أي نفقات إضافية ، والاستعداد
يمكنك التأكد من أن التقديرات واقعية ودقيقة وتنفيذها دون قلق.
يمكنك خفض التكاليف أو تجنب التكاليف أثناء التقييم إذا وجدت أن النفقات ليست مطلبًا أو حاجة.
ستكون قادرًا على أن تقرر بسهولة ما إذا كانت العقود (تسليم المشروع إلى الوكالات المتعاقدة) ستكون أكثر فعالية من حيث التكلفة من المنظمة التي تعمل مباشرة في المشروع.

إليك مقالة مصاحبة حول التفاوض على الميزانيات الملغاة والمهارات المطلوبة للاتفاق على الميزانية.

آمل أن تجد المعلومات هنا مفيدة. لا تتردد في ترك اقتراحاتك وخبراتك وأفكارك في قسم التعليقات أدناه.

شكرا لزيارتكم.

أتمنى لك كل خير!

ليفينجستا