كيفية أتمتة نظام هاتف العمل بشكل صحيح

موظف استقبال هاتف

الصورة مجاملة من FreeDigitalPhotos.net

ينطبق هذا الدليل على أي نوع من أنظمة هاتف العمل الآلي. ستحتاج إلى هذا بعد تثبيت نظامك بالفعل مع اكتمال جميع توصيلات الأسلاك والهاتف.

سأقدم لك المعلومات التي تحتاجها لبرمجة مضيفك الآلي للتعامل مع المتصلين بك بكفاءة.

يعد التكوين المناسب أمرًا بالغ الأهمية لتوفير انطباع أول ممتاز عن عملك.

هناك ثلاثة أجزاء لنظام هاتف العمل:

1. المكون الرئيسي هو PBX ، والذي يرمز إلى " P rivate B ranch E x change ". مطلوب شخص حي للرد وتوجيه المكالمات الواردة ما لم يتضمن النظام البند "2" أدناه.
2. يوفر الرد الآلي قائمة بالخيارات التي يمكن للمتصلين استخدامها لتوجيه المكالمات دون الحاجة إلى موظف استقبال مباشر.
3. أخيرًا ، سيسمح مكون البريد الصوتي للمتصلين بترك رسائل للأفراد.

فوائد نظام الهاتف الآلي

يمكن أن تتداخل مكالمات العمل مع تركيز الموظف ومنحهم مسؤولية إضافية لتلقي رسائل للموظفين الآخرين. يسمح نظام الهاتف الآلي للموظفين بأن يكونوا أكثر إنتاجية ، ولكن فقط إذا تمت برمجته لتوجيه المتصلين بشكل صحيح.

يمكن توجيه المتصلين إلى هواتف معينة في المكتب تلقائيًا. في كثير من الحالات ، يمكن للموظفين إعادة توجيه امتداداتهم إلى مواقع خارجية أو هواتف محمولة.

مع تضمين البريد الصوتي ، سيستقبل النظام الرسائل للأفراد المشغولين. يمكن لكل فرد تسجيل تحيته التي يتم تشغيلها للمتصل إذا لم يرد.

يمكن للمضيف الآلي أيضًا السماح للمتصلين بالاستماع إلى المعلومات المسجلة دون انتظار شخص مباشر للإجابة على الأسئلة الروتينية. يعد هذا أمرًا رائعًا لتوفير ساعات العمل ، والاتجاهات إلى مكتبك ، وإدراج عروض الوظائف ، والإجابات على أي أسئلة أخرى متكررة.

كيف يصل عدد المتصلين إلى رقم واحد؟

إذا كان لديك خط هاتف واحد فقط ، فسيمكنك اتصال واحد فقط. سيحصل المتصل الثاني على إشارة مشغول لأن شركة الهاتف لا يمكنها توصيل المكالمة الثانية.

إذا كنت لا تريد أن يحصل المتصلون على إشارات مشغول ، فأنت بحاجة إلى خط هاتف منفصل لكل متصل في نفس الوقت.

أنت بحاجة إلى العدد المناسب من خطوط الهاتف لدعم حجم المكالمات الذي تتوقعه ، ويحتاج نظام هاتفك إلى دعم الخطوط الإضافية.

على سبيل المثال ، إذا كان لديك عشرة ملحقات ، وعادة ما يكون خمسة أشخاص على مكالمات هاتفية خارجية في وقت واحد ، فستحتاج إلى خمسة خطوط هاتف قادمة من شركة الهاتف الخاصة بك. إذا كانت جميع الخطوط الخمسة قيد الاستخدام ، فسيحصل المتصل التالي على إشارة مشغول.

الطريقة الفعلية لتوصيل المكالمات الواردة هي إحدى وظائف شركة الهاتف. كل متصل يطلب نفس الرقم ، رقم شركتك الرئيسي. توفر شركة الهاتف ميزة تسمى خدمة التمديد . إذا كان الخط الأول مشغولاً ، ينتقل المتصل التالي إلى السطر التالي المتاح.

يمكن تجنب الإشارات المشغولة من خلال وجود عدد كافٍ من خطوط الهاتف لتوصيل جميع المتصلين المحتملين في وقت واحد.

كيفية جعل نظام هاتف العمل يتعامل مع المتصلين بشكل صحيح

عند برمجة خيارات القائمة ، من الضروري مراعاة الوضع المنطقي للأقسام والموظفين في شركتك. ستساعد قائمة الهاتف المنظمة جيدًا المتصلين على الوصول بسرعة.

سترغب في توجيه المتصل الخاص بك في الاتجاه الصحيح دون إرباك الخيارات. تعد القائمة سهلة المتابعة أمرًا بالغ الأهمية ، مع خيارات لأقسام أو موظفين معينين أو معلومات أخرى.

كيف يمكنك التخطيط للهيكل المناسب لقائمتك؟ فكر في ما يتصل به معظم المتصلين لديك وما الذي يحتاجون إليه منك. أيضًا ، ضع في اعتبارك مدى معرفة عملائك بشركتك.

• هل يتصلون بشكل روتيني بأفراد معينين؟
• هل يعرفون الأرقام الداخلية؟
• هل يعرفون الاسم الأخير لموظفيك؟
• أو هل لديهم فكرة غامضة عن القسم الذي يحتاجون للوصول إليه؟

بمعرفة ذلك ، يمكنك تصميم قائمة هاتفك لتلبية احتياجات عملائك.

إذا كان لديك العديد من الأشخاص يتصلون بأسئلة شائعة أو بحاجة إلى معلومات حول منتجاتك ، فقم بتضمين خيار مثل " اضغط 5 للحصول على معلومات حول أدواتنا " .

إذا كان عملاؤك يعرفون موظفيك بالاسم ، فمن المفيد تقديم دليل للاتصال بالاسم. يُطلب من المتصل طلب الاسم الأخير على لوحة مفاتيح الهاتف.

تذكر أنه إذا غادر شخص ما شركتك ، أو قمت بتوظيف آخرين ، فأنت بحاجة إلى تحديث دليل هاتفك باستمرار.

كإجراء أمني ، للتأكد من أنك لا تفقد المتصلين ، من المفيد دائمًا إعطاء المتصل خيارًا للوصول إلى عامل الهاتف بالضغط على صفر. قد يكون عامل الهاتف هو موظف الاستقبال الخاص بك أو أي شخص يمكنه مساعدة المتصلين الذين يحتاجون إلى التوجيه.

المتصل الهاتف الضغط خيارات القائمة

صورة بيت لينفورث من بيكساباي

آداب نظام هاتف العمل الآلي

إنها ممارسة تجارية جيدة تجعل من السهل قدر الإمكان على المتصلين لديك الوصول إلى الشخص المناسب لمساعدتهم. النقاط التالية حاسمة.

توفير خيارات قائمة مفيدة

من المعتاد وضع الأقسام في القائمة وتعيين امتدادات للموظفين. في بعض الحالات ، قد ترغب في وضع الأشخاص في القائمة ، حتى يسمع المتصل ، "بالنسبة إلى Sally Jones ، اضغط على 1 ، بالنسبة إلى John Smith ، اضغط 2 ، إلخ."

لاحظ أنك تعطي المتصل فكرة عن حجم شركتك في هذه الحالة. يمكنك تجنب ذلك باستخدام ميزة Dial-By-Name بدلاً من ذلك ، وجعل ذلك أحد خيارات القائمة.

امنح المتصلين شخصًا مباشرًا سريعًا مع الخيار صفر

كثير من الناس في عجلة من أمرهم ، والبعض الآخر لا يتحلى بالصبر للاستماع إلى القائمة بأكملها. أنت لا تريد أن تفقد هؤلاء العملاء المحتملين ، وبالتأكيد لا تريد أن تحبطهم. في كثير من الأحيان ، يريد هؤلاء المتصلون الضغط على الصفر لجذب انتباه شخص حقيقي على الفور. لذلك ، يُنصح بجعل خيار القائمة صفر يرن للمضيف الذي يمكنه مساعدته أو توجيه المكالمة.

لا تخلط بين تحيات العمل والشخصية

شيء مهم آخر هو عدم الخلط بين تحيات العمل والشخصية. عندما يقوم موظفوك بإعادة توجيه ملحقاتهم إلى هواتفهم المحمولة أو هواتفهم المنزلية ، فقد لا يرغبون في أن يسمع المتصلون بهم رسالة الترحيب الصادرة إذا لم يردوا على مكالمة محولة.

يمكن استخدام فحص المكالمات لحظر التحية الشخصية للوجهة ، لذلك لا يسمع المتصل سوى التحية المهنية المقدمة ضمن الامتداد. إذا أجاب البريد الصوتي للهاتف الخليوي ، فلن يكون المتصل متصلاً. بدلاً من ذلك ، سيتم إرجاع المتصل وإسقاطه في البريد الصوتي لنظام الأعمال مع التحية المناسبة المتعلقة بالعمل.

فحص المكالمات

بدلاً من الاتصال عند الرد ، يقوم أولاً بتشغيل اسم المتصل على المستلم. ثم يمكنهم الضغط على مفتاح لقبول المكالمة. إذا أجاب البريد الصوتي ، فلن يقوم بإرجاع نغمة رئيسية ، لذلك سيقوم نظام الهاتف بإعادة المتصل ، كما أوضحت أعلاه.

معالجة المكالمات عندما لا يتوفر الموظفون

قد لا يكون موظفوك متاحين دائمًا لتلقي المكالمات. لكن من الضروري الاهتمام بعملائك عند الاتصال.

لذلك عندما لا يتم الرد على مكالمة ، فإن توجيه المتصل بسرعة إلى صندوق بريد صوتي مناسب مع تعليمات في التحية ، سيساعد في طمأنة المتصل الخاص بك أنه سيتم العناية به على الفور

عندما يحتاج موظفوك إلى الخصوصية لإنجاز المهام ذات الصلة ، يمكن تعيين ملحقاتهم على وضع "عدم الإزعاج" حتى لا يسمع المتصلون المهمون رنينًا أو يقعون في " سجن البريد الصوتي" .

بدلاً من ذلك ، عندما يتم تعيين أحد الإضافات على أنه "عدم الإزعاج" ، فسيتم تشغيل تحية بديلة أعدها مستخدم صندوق البريد للتعامل مع المتصلين عندما لا يكونون متاحين. تُعرف هذه التحية باسم "تحية غير متوفرة". يعطي تعليمات للمتصل الخاص بك ، مثل ما هو الامتداد المطلوب الاتصال به للخدمة الفورية من قبل موظف آخر.

حقيقة أن مستخدم صندوق البريد يمكنه تسجيل كل من التحية العادية والترحيب غير المتاح يجعل من السهل التبديل إلى "عدم الإزعاج" (أو الوضع غير المتاح) والعودة مرة أخرى دون الحاجة إلى تسجيل تحية جديدة.

تذكر أنك تحتاج إلى متابعة جميع الرسائل. لذلك يجب على موظفيك التحقق من صناديق البريد الصوتي الخاصة بهم على أساس روتيني أو تمكين طريقة إعلام الرسائل.

كيفية توصيل العمال عن بعد من خلال نظام الهاتف الخاص بك

إذا كان لديك قوة عاملة متنقلة ، أو توظف موظفين يعملون في المنزل ، أو لديك مكاتب تعمل عبر الأقمار الصناعية ، فيجب عليك ربط جميع العاملين لديك معًا في نظام هاتف موحد ، بحيث يمكن للمتصلين بك الوصول إليهم.

تسمح بعض أنظمة الهاتف بتمديدات البرمجة لتوجيه المكالمات إلى أرقام خارجية. إذا كانت لديك هذه الميزة ، فقم بإنشاء ملحقات لجميع الموظفين البعيدين الذين يحتاجون إلى الوصول إليهم.

الاستخدام السليم للهواتف المحمولة الموسعة

إذا لم يكن الموظفون عن بُعد في مواقع محددة ، فيمكنك برمجة ملحقات نظام الهاتف لتوجيه المكالمات إلى هواتفهم المحمولة. سيتم توصيل المتصل الذي يطلب الرقم الداخلي الخاص به عبر الهاتف الخلوي دون أن يعرف أنه ليس موجودًا فعليًا في المكتب.

ومع ذلك ، قد ترغب في اعتبار أن المكالمات الفائتة المتبقية في البريد الصوتي قد لا يتم التقاطها وإعادتها في الوقت المناسب. الحل هو تعطيل فحص المكالمات والسماح لجميع المكالمات بالإسقاط في البريد الصوتي لهاتفهم المحمول إذا لم يكن هناك رد.

الفائدة هي أنهم لن يضطروا إلى التحقق من الرسائل في مكانين. يحتاجون فقط إلى فحص الهاتف المحمول ، والذي ربما يحتوي على إشارة انتظار الرسائل للإشارة إلى مكالمة فائتة.

لاحظ أن المتصل سوف يسمع التحية الشخصية على الهاتف المحمول إذا لم يكن هناك إجابة. لذا يجب أن تتعلق التحية بالعمل إذا تم استخدام هذه الطريقة ما لم يتمكن نظامك من تجاوز تلك التحية ، كما ناقشت سابقًا.

سيؤثر التخطيط المناسب بشكل كبير على المتصلين لديك عندما يجدون سهولة في الاتصال بالموظفين المناسبين لتحقيق أهدافهم المرجوة. هذا يفيدك أنت وعملائك.

عامل عن بعد يرد على الهاتف

صورة Gref_exe من Pixabay

جعل نظام الهاتف يلبي احتياجاتك

سترغب في التفكير في مرونة الاستخدام وكيف سيتمكن المتصلون من الحصول على أقصى استفادة من قائمة الحضور الآلي المخصصة.

يجب أن تقرر الميزات التي يجب استخدامها وكيفية تنفيذها بشكل صحيح. لا تريد استخدام ميزة من شركة الهاتف تتداخل مع نظام الهاتف.

فيما يلي ملخص سريع لبعض الميزات الشائعة وكيفية دمجها:

البريد الصوتي

إذا كان أي من موظفيك مشغولاً على الهاتف ، فسيتلقى بريدهم الصوتي الرسالة. يجب أن يكون لكل ملحق هاتف صندوق بريد صوتي خاص به مع تحية شخصية خاصة به.

من الضروري تعطيل خدمة البريد الصوتي من شركة الهاتف الخاصة بك عند استخدام ميزة البريد الصوتي مع نظام الهاتف الخاص بك.

تحويل المكالمات

إذا كان لديك موظفون في مواقع بعيدة ، فقد ترغب في السماح للمتصلين الذين يطلبون رقمهم الداخلي بنقلهم إلى هواتفهم المحمولة.

يجب أن يكون نظام الهاتف الجيد قادرًا على التعامل مع أنواع مختلفة من ميزات النقل التي توفرها شركة الهاتف ، مثل الاتصال ثلاثي الاتجاهات أو النقل والإصدار ، وهي ميزة تُعرف باسم Centrex.

إذا لم يكن لديك أي إمكانية نقل مع شركة الهاتف الخاصة بك ، فيجب أن يظل نظام الهاتف اللائق قادرًا على تحويل المتصلين إلى رقم آخر عن طريق تصحيح المكالمة عبر خطي هاتف.

أخيرًا ، تحقق من نظام هاتفك يعطي انطباعًا أوليًا جيدًا

أخيرًا ، عندما يتم إعداد نظامك الآلي ، وتنتهي من البرمجة ، اتصل برقم هاتفك واستمع إلى تحية شركتك. اختبر كل خيار في القائمة للتأكد من أن كل شيء يعمل على النحو الذي تريده.

لا تريد أن يصطدم المتصلون بك بشيء غريب. يمكنك التقاطها وتصحيحها قبل أن يجد المتصلون لديك شيئًا خاطئًا يزعجهم.

تذكر أن نظام هاتفك هو أول شيء يختبره عملاؤك وعملائك عندما يتصلون بك. لذلك اترك انطباع أول ممتاز.

© 2015 جلين ستوك