جدول المحتويات:
- أنواع مختلفة من الاجتماعات
- الدعم الإداري للاجتماعات
- تنظيم الاجتماعات
- سكن رجال الأعمال
- حجز السفر
- أنواع المعدات المكتبية
- استخدام المعدات المكتبية
- تقليل الهدر
- أنظمة اليوميات
- فوائد نظام اليوميات
- مثال على نظام قيد الاستخدام
ملاحظة: هذه المعلومات لمساعدتك في الحصول على دبلوم المستوى 2 في الأعمال والإدارة. من فضلك لا تنسخ.
أنواع مختلفة من الاجتماعات
تعتمد أنواع الاجتماعات على حجم المنظمة والقضايا التي يجب مناقشتها وعدد الأشخاص الذين من المحتمل أن يحضروا.
- A اجتماع يقف هو بالضبط ما يبدو: اجتماع واقفا. غالبًا ما يتم عقد هذه الاجتماعات على أساس يومي من قبل المدير لفترات زمنية قصيرة. يتم استخدامها عادةً عندما يتعين على المدير إبلاغ الموظفين بالتغييرات البسيطة أو المهام التي تحتاج إلى البداية والاستكمال.
- و المؤتمر هو اجتماع مزمع للغاية والمنظمة، والمؤتمرات تستند إلى حد كبير على مناقشة والرأي. يتم عقدها من قبل رئيس لمناقشة موضوع واحد أو عدة مواضيع وغالبًا ما يكون لها حضور كبير من أشخاص مختلفين داخل المنظمة. تحدث المكالمات الجماعية في بعض الأحيان. يمكن أن يشمل ذلك شخصًا واحدًا أو أكثر.
- A العرض هو الاجتماع الذي يقام لإبلاغ الموظفين عن تغييرات في الروتين والقواعد والإجراءات. غالبًا ما يستغرق تخطيط عرض تقديمي وقتًا طويلاً للغاية حيث إنه من الضروري أن تكون جميع المعلومات دقيقة ومفصلة. غالبًا ما يكون هناك مقدم أو اثنان في العرض التقديمي وعادة ما يكون لدى الحضور فرصة لمناقشة أي استفسارات في النهاية.
- A اجتماع موضعي هو اجتماع الذي عقد لمناقشة الموضوع فرد واحد.
- تعقد اجتماعات الطوارئ فجأة ، وغالبًا دون الكثير من التخطيط والإشعار. وعادة ما تنطوي على مناقشات حول أزمة سواء داخلية أو خارجية للمنظمة. يجب أن يحضر الاجتماع الطارئ جميع أعضاء الفريق مما قد يتسبب في تعطيل عمل اليوم ، ولكنه مهم للغاية. جدول الأعمال ليس ضروريًا لاجتماع طارئ بسبب مهلة قصيرة ؛ ومع ذلك ، لا يزال يتعين تدوين المحاضر إما أثناء أو بعد الاجتماع.
الدعم الإداري للاجتماعات
من الضروري توفير الدعم الإداري للاجتماعات. قبل عقد الاجتماع ، يجب وضع قائمة بجميع الحاضرين ويجب جمع معلومات موجزة حول الغرض من الاجتماع. عندما يدخل الأشخاص إلى الاجتماع ، من المهم أن يدون شخص ما من يصل.
يجب أن يكون هناك دائمًا متلقي دقيقة ؛ هؤلاء هم الأشخاص الذين يسجلون المناقشات والاتفاقيات التي تحدث أثناء الاجتماع ، مما يمكنهم من الرجوع إليها. عندما يدخل الأشخاص إلى منطقة الاجتماع ، من المهم أن يكتب شخص ما أسماء الأشخاص هناك في حالة الحاجة إلى عقد اجتماع ثان مع نفس الحاضرين. كما أن هذا يمكّن المدير وما إلى ذلك من معرفة من مُنح الأهداف الجديدة أو من يدرك النتائج الجديدة.
هناك حاجة أيضًا إلى الدعم الإداري أثناء التخطيط للاجتماع وتنظيمه (راجع السؤال 3 لمعرفة ما يساعدون فيه).
تنظيم الاجتماعات
عند تنظيم اجتماع ، ضع في اعتبارك الغرض منه ومن سيكون "رئيس" الاجتماع. يجب ترتيب وقت مناسب حتى لا يتعارض الاجتماع مع أي تعيينات مهمة للأشخاص المشاركين في الاجتماع. يجب تخطيط طول الاجتماع بالإضافة إلى قائمة بمن سيحضر ويجب اختيار مكان مناسب (مكان يمكن لجميع الحاضرين الحصول عليه أيضًا). يجب وضع جدول أعمال ؛ هذه قائمة بالعناصر التي تحدد الموضوعات التي سيتم مناقشتها في الاجتماع.
إذا كان سيتم تقديم أي مرطبات ، فيجب التفكير في المبلغ واعتمادًا على مدى / إغلاق الاجتماع ، يجب شراء المرطبات وتخزينها بشكل صحيح. يجب مراعاة الأنظمة الغذائية الخاصة.
ينبغي النظر إلى وصول ذوي الاحتياجات الخاصة لدعم الحضور. إذا لزم الأمر ، يجب التحقق من موقع الاجتماع للتأكد من أنه مناسب للوصول إلى الكراسي المتحركة وما إلى ذلك. يمكن تعيين مترجمي لغة الإشارة أو دعوتهم للحضور للمساعدة في التواصل.
سكن رجال الأعمال
عند السفر لأغراض تجارية ، يمكن أن تكون المنطقة محلية أو دولية. من المهم أن يتم البحث عن جميع خيارات السفر المختلفة قبل الحجز لمقارنة الملاءمة والموثوقية بالإضافة إلى أنواع الإقامة المختلفة.
- خيارات السفر المختلفة: سيارة ، سيارة أجرة ، حافلة ، حافلة ، قطار ، قارب / عبارة ، طائرة
- أنواع مختلفة من الإقامة: فندق ، مبيت وإفطار.
من المهم جدًا في قطاع الأعمال تأكيد التعليمات والمتطلبات الخاصة بسفر العمل والإقامة. عند ترتيب رحلة عمل مع الإقامة ، تكون عملية التخطيط مهمة للغاية. يجب اكتشاف عدد الأشخاص الذين يسافرون والميزانية للمضي قدمًا في عملية التخطيط.
أولاً ، يجب معرفة الأنواع المختلفة من رحلات العمل ؛ هل سيكون السفر محليًا أم دوليًا؟ بمجرد تأكيد الموقع ، يجب استخدام دراسة متأنية لاختيار مكان الإقامة.
- غالبًا ما تقدم الفنادق ثلاث وجبات مربعة في اليوم (والتي يمكن أن تشمل غداء مرزوم) ولكنها قد تكون باهظة الثمن. ومع ذلك ، فإنها توفر للزوار الكثير من المرافق المختلفة بما في ذلك الغرف العامة في الفندق ، وقد توفر أيضًا خدمة الواي فاي المجانية التي ستمكن عمال الأعمال من مواكبة مهامهم أثناء تواجدهم في غرفهم وتمكينهم من التواصل مع زملائهم العمال.
- يقدم المبيت والإفطار دائمًا وجبة الإفطار في الصباح والتي تكون مشمولة بتكلفة إقامة شخص ما. المرافق في بعض أماكن المبيت والإفطار محدودة ، وهو ما لا ينبغي أن يكون مصدر قلق كبير كما هو الحال عند السفر بغرض العمل ، فمن المحتمل ألا يكون العامل في غرفته المخصصة في كثير من الأحيان.
حجز السفر
عند حجز السفر ، من المهم إجراء بحث إضافي. إذا كان للفندق / فندق المبيت والإفطار وقت حظر تجول للحجز ، فمن الضروري أن يصل عامل الأعمال إلى هناك من قبل. في بعض الحالات يكون من الأسهل السفر في اليوم السابق للاستقرار في غرفة والاسترخاء حتى بدء العمل. سيلزم فحص المصروفات بعناية حتى تكون التكلفة في حدود الميزانية.
يجب حجز تذاكر السفر وغرف (غرف) الفندق / المبيت والإفطار مسبقًا لتجنب خيبة الأمل والتوتر. في بعض الحالات ، قد يتم تزويد المسافرين من رجال الأعمال بمبلغ معين من المال لشراء الطعام والسفر بالحافلة أو التاكسي ولتلبية الاحتياجات الأخرى.
عند اكتمال التخطيط ، يجب إعطاء جميع الموظفين المشاركين في سفر العمل تفاصيل حول السفر والإقامة حتى يتمكنوا من الاستعداد ومعرفة التفاصيل الدقيقة لما يقومون به.
من المهم الاحتفاظ بسجلات رحلات العمل والإقامة لتتبع التدفقات النقدية وأرباح الشركة لأن الأموال المستخدمة في رحلات العمل غالبًا ما يتم تعيينها على الميزانية. إذا تم الاحتفاظ بتفاصيل حول السفر والإقامة ، على سبيل المثال مقدار الأموال التي يكلفونها ومدى ملاءمتها ، فقد تتم الإشارة إلى السجل مرة أخرى في المستقبل لتوفير المال و / أو العثور على سكن أفضل.
من المفيد أيضًا الاحتفاظ بالسجلات لأنه يتيح التواصل مع الموظفين حول التغييرات المحتملة أثناء رحلاتهم.
أنواع المعدات المكتبية
القرطاسية: تستخدم القرطاسية إلى حد كبير داخل المكتب. أمثلة على القرطاسية: أقلام ، أقلام رصاص ، دباسات ، مشابك ورقية ، ملاحظات لاصقة ، مساطر.
نظام الأمان: داخل مكان عملي ، يتم إغلاق جميع أبواب المكتب ولها أقفال مشفرة. هذا لضمان عدم تمكن الجمهور والأشخاص غير المصرح لهم من الوصول إلى ملفات المرضى وكذلك المصروفات النثرية. كما توجد كاميرات CCTV داخل مكتب الاستقبال وخارجه لضمان سلامة العملاء الداخليين والخارجيين. تحتوي جميع أجهزة كمبيوتر الموظفين على زر "ذعر" خاص والذي يظهر عند الضغط عليه كتنبيه على أجهزة كمبيوتر الموظفين الأخرى. هذا يحذرهم من أنك تحت ضغط ، ومن سياستنا أنه إذا حدث هذا بينما لا نتعامل مع المريض ، فسنذهب إلى الموظف الذي قام بتفعيل زر الذعر لنرى ما هو الخطأ.
الكمبيوتر: الكمبيوتر هو أحد الأجزاء الرئيسية للأجهزة المستخدمة في المكتب. وهي تحتوي على برامج مختلفة ، على سبيل المثال Microsoft word ، والتي تسمح للموظفين بإنشاء رسائل وما إلى ذلك. وعادة ما تكون أجهزة الكمبيوتر متصلة بالإنترنت مما يتيح الاتصال والبحث عبر الإنترنت. يجب تثبيت برنامج خاص لمكافحة الفيروسات على جميع أجهزة الكمبيوتر للاستخدام الآمن عند استخدام الإنترنت. من المهم أيضًا أن يتم نسخ جميع الأعمال احتياطيًا لتجنب فقدان العمل. يمكن تشفير معظم البرامج الموجودة على أجهزة الكمبيوتر بكلمة مرور للسماح بالوصول المصرح به ولحماية السرية.
الطابعة / آلة التصوير: تُستخدم آلات التصوير لعمل نسخ من المستندات الموجودة على الورق. من المفيد دائمًا الحصول على نسخ من المعلومات خاصةً إذا كانت تخص العميل.
الماسح الضوئي: الماسحات الضوئية متصلة بأجهزة الكمبيوتر وتستخدم لنقل شيء من الورق إلى الكمبيوتر. وظيفتي في مكان عملي هي استخدام الماسح الضوئي لوضع ملاحظات المريض ورسائل المستشفى على النظام للتخصيص.
المكاتب والكراسي: يتم تعيين معظم الموظفين داخل منظمة مكتبية في مكاتبهم الخاصة. في بعض المنظمات "مكتب ساخن" للموظفين. هذا يعني أنه ليس لديهم منطقتهم الخاصة ، فهم يأخذون أينما كان متاحًا.
جهاز الفاكس: تستخدم أجهزة الفاكس لنسخ المستندات إلى شركة خارجية. يحتوي كل جهاز فاكس على رقم فردي ، يشبه إلى حد كبير رقم الهاتف ، مما يجعله متاحًا للشركات الأخرى لإعادة توجيه معلوماتك على الفور.
آلة صرف العملات الأجنبية : تُستخدم آلات فرانكينج للوزن و "الطباعة" على الأظرف (الرسائل / الطرود) بحيث يمكن لصقها. يتم شراء الرصيد وإدخاله في الجهاز لدفع تكاليف الطوابع التي يمكن تغييرها إلى الدرجة الأولى أو الثانية. (ارجع إلى الوحدة 12 لمزيد من المعلومات حول آلات التخليص البنكي)
آلة تغليف: يتم إدخال الورق أو البطاقة في آلة تغليف يتم إحكامها بعد ذلك في غطاء بلاستيكي لحمايتها من التلف الناتج عن الماء والتمزق. غالبًا ما تكون المستندات مغلفة إذا كان سيتم عرضها على سبيل المثال الملصقات أو التعليمات.
الهاتف الأرضي: يتم استخدام الهواتف دائمًا في المكتب. يمكن استخدامها لإعطاء / استقبال المكالمات الخارجية والداخلية. تُستخدم الهواتف في مكان العمل للتواصل مع الموظفين الآخرين وتستخدم للاتصال بالشركات الصحية الأخرى والمرضى. نتلقى أيضًا مكالمات واردة من المرضى الذين قد يكون لديهم استفسار أو الذين يرغبون في حجز موعد. يحتوي كل هاتف أيضًا على "صندوق بريد" حيث يمكن للأشخاص المتصلين ترك رسالة إذا لم تتمكن من الرد عليها. يمكن أيضًا وضعها في إعداد "عدم الإزعاج".
خزانة الملفات: تُستخدم خزانة الملفات لتنظيم المستندات وتخزينها. غالبًا ما تحتوي على أدراج وأقسام متعددة يمكن تصنيفها للمساعدة في التنظيم. داخل مكان عملي لدينا خزانات لحفظ الملفات خاصة للبيانات الشخصية للمرضى والتي يتم ترتيبها أبجديًا حسب اللقب ويمكن قفلها ميزة العديد من هذه هي أنها مقاومة للحريق لذا لن يتم تدمير المعلومات الحيوية في حالة حدوث حريق.
آلة التقطيع: يمكن استخدام آلات التقطيع في المكتب للتخلص من المعلومات الخاصة والسرية عن موظف آخر أو عميل / مريض. هذا لضمان عدم تمكن أي شخص غير مصرح له من الحصول على المعلومات. ينص قانون حماية البيانات على أنه يجب "الاحتفاظ بالمعلومات الشخصية لمدة لا تزيد عن الضرورة القصوى". داخل مكان عملي ، قمنا بتمزيق أي معلومات سرية لم تعد مطلوبة.
آمنة: الخزنة هي قطعة من "المعدات" الحيوية لمكتب إذا تم تخزين الأموال. سوف تخزن الخزنة الأموال بشكل آمن ويجب على الأشخاص المصرح لهم فقط معرفة كيفية الوصول إليها إما عن طريق مفتاح أو رمز. يجب أيضًا الاحتفاظ بمفتاح (مفاتيح) الخزنة في مكان آمن لتجنب الضياع أو السرقة.
استخدام المعدات المكتبية
عند اختيار معدات مكتبية لإكمال مهمة ما ، يجب مراعاة ما تتطلبه المهمة منك. إذا كان عليك كتابة حرف ، فيمكنك اختيار استخدام Microsoft Word على جهاز كمبيوتر ثم استخدام طابعة. (ضع في اعتبارك الموارد المتاحة: قد لا يتوفر ورق كافٍ للطباعة.)
من المهم أيضًا مراعاة مقدار الوقت المتاح لك لإكمال المهمة. على سبيل المثال ، إذا طُلب منك إنشاء مخطط ، فسوف يستغرق الأمر وقتًا أطول في رسمه يدويًا أكثر مما إذا كنت تستخدم برنامجًا على جهاز كمبيوتر.
إذا كانت المهمة تتضمن تزويد الآخرين بالمعلومات ، فهل يجب القيام بذلك بسرعة أم أن السرعة ليست مهمة جدًا؟ يتم إرسال الفاكس واستخدام الاتصالات الهاتفية بشكل فوري تقريبًا بينما يعتمد البريد الإلكتروني على المدة التي يستغرقها شخص ما للوصول إليها وقراءتها.
يجب أيضًا مراعاة المصاريف والجودة عند القيام بمهمة. يمكن لبعض المعدات المكتبية إنتاج مستندات عالية الجودة ولكن بتكلفة عالية ، يجب التخطيط لذلك بعناية.
تقليل الهدر
من المهم تقليل الفاقد إلى الحد الأدنى في بيئة العمل حيث سيكون الأداء أكثر كفاءة وسيشعر العملاء / المرضى براحة أكبر. يجب توفير التدريب الصحيح لجميع الموظفين بما في ذلك كيفية تحديد وتقليل النفايات.
- يساعد استخدام البريد الإلكتروني في تقليل النفايات الورقية حيث يمكن إرسال محاضر الاجتماعات والنشرات الإخبارية وما إلى ذلك إلى رسائل البريد الإلكتروني للموظفين بدلاً من إعطائها لهم على الورق.
- إذا كان الموظف يستخدم طابعة ، فيجب عليه فقط طباعة عدد الصفحات التي يحتاجها وإذا أمكن ، قم بطباعة الطباعة على الوجهين. يمكن أن ينطبق هذا أيضًا عند استخدام آلة التصوير.
- من المهم أيضًا تقليل "النفايات الكهربائية": ستكون الفواتير أقل وسيكون المبنى والبيئة أكثر اقتصادية. عند انتهاء يوم العمل ، يجب إطفاء جميع الأضواء وكذلك أجهزة الكمبيوتر ومكوناتها (الماسحات الضوئية والطابعات وآلات التصوير). يجب استخدام التدفئة المركزية أو تكييف الهواء فقط إذا لزم الأمر.
أنظمة اليوميات
غالبًا ما تكون النسخة المطبوعة ، أو نظام اليوميات اليدوي ، في شكل كتاب مجلّد أو مرتبط بحلقة. إنها تأتي في العديد من تنسيقات اليوم / الشهر المختلفة ، لذا يجب النظر في عدد الإدخالات التي سيتم إدخالها في اليوميات قبل الاختيار. عيوب هذا النظام هي احتمالية ضياع الورق واستخدامه. قد تكون المساحة محدودة في يوميات الحدود مما قد يؤدي إلى إدخالات غير واضحة. قد يؤدي هذا إلى إساءة قراءة المدخلات. يوجد داخل منظمتي واحد أو أكثر من مخططي الجدران في كل غرفة يتم الاحتفاظ بها للموظفين والتي يتم تحديثها بانتظام. هذه مفيدة لأنها دائمًا على مرمى البصر. إنه قرار شخصي فيما إذا كنا نستخدم مذكرات "على غرار الكتاب" أم لا.
يمكن إنشاء أنظمة اليوميات الإلكترونية على جهاز كمبيوتر أو هاتف أو منظم كهربائي. يوجد على جهاز الكمبيوتر العديد من البرامج المختلفة التي يمكنك استخدامها لإنشاء نظام مذكرات ، لذلك يرجع ذلك إلى التفضيلات الشخصية. إذا كانت أنظمة اليوميات إلكترونية ، فهناك دائمًا إمكانية تشفيرها بكلمة مرور للتأكد من أن الأشخاص الذين لديهم حق الوصول المصرح لهم فقط يمكنهم عرضها وتحريرها.
فوائد نظام اليوميات
يمكّنك استخدام أنظمة المذكرات من تخطيط وتنظيم وقتك وكذلك الآخرين بكفاءة. إذا كانت أنظمة اليوميات متاحة لأعضاء آخرين من الموظفين ، فهذا يتيح لهم معرفة مدى تواجدك العام للاجتماعات وأيام التدريب وداخل مكان عملي عندما تكون أيام إدارتهم. تساعد أنظمة اليوميات عند التخطيط للاجتماعات والأحداث حيث ستكون قادرًا على ضمان عدم تداخل أي شيء معها.
عند طلب الموارد ، غالبًا ما يكون من الجيد الاحتفاظ بمذكرات لما تم طلبه ومتى وكمية ما تم طلبه. يساعد هذا المدير ورئيس المصروفات النثرية على تتبع عدد المرات التي يتم فيها استخدام الموارد ويمكن أن يساعد في حل المشكلات لتقليل إهدار الموارد.
من الضروري تضمين التواريخ والأوقات في نظام اليوميات. يجب أن يتبع ذلك بالأسماء إذا لزم الأمر ومعلومات حول الموعد أو الحدث الذي يتم تدوينه. يجب أن تكون أنظمة اليوميات دقيقة وصحيحة دائمًا ويجب أن تحتوي على كل التفاصيل اللازمة.
مثال على نظام قيد الاستخدام
الحصول على المعلومات الصحيحة عند عمل إدخالات اليوميات أمر حيوي. في مكان عملي ، نستخدم برنامجًا يسمى "SystmOne". هذا يحتوي على نوع من نظام اليوميات الإلكترونية لحجز المواعيد والاستشارات الهاتفية. من المهم أن تكون المعلومات المتعلقة بذلك صحيحة لتجنب تضارب المواعيد ، وللمساعدة في حماية المرضى ، ولضمان إدخال المريض الصحيح ، وحتى يعرف الطبيب أو كاتب الوصفات ملخصًا صغيرًا بشأن أعراض / احتياجات المرضى.
لدينا أيضًا خيار الاحتفاظ بأنظمة اليوميات الخاصة بنا لإدخال تواريخ اجتماعات الفريق وأيام التدريب. يساعدنا تتبع هذه التواريخ في توفير وقت الفراغ. يمكّننا حضور الاجتماعات وأيام التدريب من التواصل مع الزملاء الآخرين وتحسين أي مشاكل قد نواجهها داخل الجراحة ويساعدنا على توسيع معرفتنا.
© 2015 تاشا فوكس